Las conciliaciones de cuentas son un control interno crítico que valida la integridad del balance. A menudo subestimado, descuidar esta área conduce a un mayor riesgo de errores financieros y fraude. El aumento de las reglas regulatorias, a través de Sarbanes-Oxley y otros, significa que las conciliaciones del balance general deben ser una parte fundamental del entorno de control interno y un enfoque clave durante el cierre de fin de mes.
Investopedia define una conciliación como “un proceso contable que compara dos conjuntos de registros para verificar que las cifras sean correctas y concuerden. La conciliación también confirma que las cuentas del libro mayor son coherentes, precisas y completas ".
En el pasado, las conciliaciones de cuentas han estado dominadas por el uso de hojas de cálculo. Muchos todavía los usan hoy, sin embargo, las herramientas integradas basadas en la nube ahora están en el mercado (como Línea negro) y brindan oportunidades para optimizar y automatizar los procesos.
BENEFICIOS DE LAS CONCILIACIONES DE CUENTAS
Los beneficios de operar un proceso bien definido y mantenido de conciliaciones de cuentas son amplios y variados, pero los beneficios principales se pueden resumir como:
- Proporciona un marco para que los contadores se centren en manejo de excepciones. Particularmente para las empresas que adoptan software de conciliación, su preparación puede automatizarse permitiendo que las cuentas de conciliación de cuentas se centren en eliminar errores del Balance.
- Al minimizar el tiempo dedicado a realizar conciliaciones de cuentas, el director financiero puede reasignar recursos a servicios de valor agregado como análisis, mitigación de riesgos y asociaciones comerciales.
- los el proceso de cierre mensual se puede reducir, lo que permite a la administración obtener informes financieros más precisos con mayor rapidez.
- Reducciones en los costos de auditoría externa se puede lograr cuando el balance general está limpio y cuando las conciliaciones de cuentas están disponibles. Cuando se utiliza software, los auditores pueden acceder a los registros de forma remota reduciendo los gastos en el sitio.
- Las conciliaciones de cuentas pueden ser una valiosa fuente de Mejora de Procesos de Negocio oportunidades. Las cuentas difíciles de conciliar son con frecuencia el resultado de procesos subyacentes ineficientes, y cuando las cuentas reflejan un punto de contacto con el cliente, la puntuación de satisfacción del cliente puede mejorarse.
RECOMENDACIONES PARA EL ENTORNO DE CONCILIACIÓN DE CUENTAS
Antes de considerar las plantillas de cómo se debe presentar una conciliación de cuentas, es importante considerar los factores del entorno de control interno general que pueden mejorar el éxito de sus procesos de conciliación de cuentas.
- Creando un ritmo operativo que define cuándo se deben realizar las conciliaciones de cuentas. Es posible que algunas cuentas deban realizarse a diario, pero el ritmo general debe tener como objetivo crear un proceso de cierre de fin de mes estable.
- Priorizar el balance evita el error común de intentar alcanzar la perfección. Las cuentas de efectivo deben realizarse con más regularidad, mientras que las cuentas de ganancias retenidas se pueden realizar anualmente.
- El uso de plantillas estándar proporciona un marco útil en el que se pueden preparar y revisar conciliaciones de forma estandarizada. Se pueden utilizar diferentes plantillas según el tipo de saldo que se reconozca.
- El personal debe recibir formación periódica sobre los objetivos de una conciliación de cuentas. Las conciliaciones de cuentas deben ser realizadas por alguien que no sea responsable del proceso subyacente para mantener la segregación de funciones y deben rotarse para generar conocimiento general dentro del equipo.
- los uso de software debe alentarse a ofrecer automatización y coherencia.
CREACIÓN DE LA PLANTILLA PERFECTA DE CONCILIACIÓN DE CUENTAS
Ahora que ha creado un entorno de conciliación de cuenta apropiado, sepamos pasar a los componentes principales de una plantilla de conciliación de cuenta bien elaborada.
1. Conocimiento de la cuenta
- A resumen de la cuenta la conciliación debe incluirse para que el revisor y los auditores comprendan bien la conciliación de la cuenta que están revisando. Esto también es útil para circunstancias en las que el conciliador de cuentas principal no está disponible y un suplente debe prepararlo. En caso de una cuenta de provisión para deudas dudosas, esto puede incluir la política contable para contabilizar las provisiones para deudas dudosas, el propietario y la ubicación del cálculo de la provisión para deudas dudosas, y otras fuentes de información independiente disponibles para corroborar el saldo.
- Asientos contables habituales. Estos deben tenerse en cuenta para respaldar el resumen de la cuenta. Para las provisiones para deudas dudosas, esto puede ser una entrada manual registrada al final del mes, luego una reversión automática al comienzo del mes siguiente. Esto permite que las entradas inesperadas se identifiquen más rápidamente y respalde el proceso de resolución de diferencias.
- Rango de equilibrio esperado es útil para identificar cuentas que pueden estar fuera de la norma esperada y requieren una atención más inmediata.
2. Evidencia de Balance GL
- Se debe proporcionar evidencia del saldo GL (tal vez a través de una captura de pantalla del sistema GL). Esto asegura la integridad.
- Las cuentas deben conciliarse a nivel de moneda ingresada para poder identificar los asientos contables registrados en la moneda incorrecta.
3. Validación externa adecuada
- La evidencia para respaldar la validación del balance GL debe obtenerse desde fuera del sistema GL. Por lo general, se encuentran dentro de 3 tipos diferentes ...
- Fuentes de terceros - por ejemplo, los saldos bancarios de GL deben estar respaldados por extractos bancarios.
- SubLedgers - por ejemplo, cuentas por cobrar y cuentas por pagar podrían ser respaldadas por el sistema separado de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.
- Roll-Forwards - por ejemplo, el capital podría reconciliarse con las tablas de límites.
4. Diferencias debidamente clasificadas
- Idealmente, las diferencias entre el GL y las fuentes externas deben resolverse a más tardar durante el cierre de fin de mes. Sin embargo, se puede considerar apropiado llevar adelante las diferencias durante algunos cierres con el objetivo de resolverlas antes del próximo cierre importante.
- Las diferencias deben clasificarse de la siguiente manera:
- Diferencias de tiempo - diferencias que desaparecerán automáticamente en el curso de las actividades comerciales normales. Los pagos recibidos con tarjetas de crédito pueden tardar unos días en acreditarse en el extracto bancario. Considerado sin riesgo.
- Elementos de conciliación cerrados - diferencias que se han identificado pero que ya se han resuelto mediante un asiento contable en un período futuro. Considerado de bajo riesgo.
- Elementos de conciliación abiertos - diferencias identificadas y comprendidas por el conciliador de cuentas. El conciliador sabrá qué hacer para eliminar la diferencia, pero aún no se ha registrado en el GL. Por lo general, de riesgo medio, a menos que el tamaño de la partida represente una incorrección material en el balance general.
- Elementos no identificados - diferencias en las que el conciliador de cuentas no tiene conocimiento de por qué existe la diferencia. Esto podría ser un pago realizado desde una cuenta bancaria cuyo motivo se desconoce y podría representar un posible cargo de pérdidas y ganancias. Considerado de alto riesgo.
5. Puntualidad
- Las conciliaciones de cuentas deben realizarse de manera oportuna y con una frecuencia que represente el riesgo que representa la cuenta. Esto apoya la priorización general del balance.
- Las conciliaciones de cuentas bancarias ciertamente deben realizarse mensualmente (si no diariamente) y deben completarse por completo antes de que se cierre la rutina de fin de mes.
6. El papel del preparador y revisor
- Las funciones del preparador y del revisor, y la separación de funciones de las que es responsable cada uno, no deben subestimarse en un entorno de control interno que funcione correctamente.
- El preparador (o grupo de preparadores potenciales) debe ser independiente del proceso subyacente. Por ejemplo, el preparador de la conciliación de la cuenta bancaria idealmente no debería ser la misma persona que se encarga de registrar las transacciones bancarias en el GL a diario.
- Un revisor (o grupo de revisores potenciales) debe ser independiente tanto del proceso subyacente como de la preparación. El revisor debe tener el conocimiento suficiente para comprender las áreas de preocupación tanto de reconciliación como de desafío.
EL MOVIMIENTO HACIA LA AUTOMATIZACIÓN
Históricamente, los contadores han realizado conciliaciones de cuentas de forma manual, con una gran dependencia del uso de hojas de cálculo. Se puede ver en todos los comentarios anteriores que mantener un sistema de control interno de conciliación de cuentas efectivo utilizando hojas de cálculo puede ser engorroso y requiere muchos recursos humanos.
Afortunadamente proveedores como Línea negro y Trintech ofrecer sistemas excepcionales que superen muchos de los problemas asociados con la preparación manual de conciliaciones de cuentas.
Beneficios del software de conciliación de cuentas
- La integración con los sistemas GL significa que no es necesario obtener evidencia documental para conciliar el saldo de la cuenta.
- Las cuentas se pueden asignar a preparadores (o grupo de) y revisores (o grupo de) asegurando que el personal de contabilidad tenga claros sus roles y responsabilidades.
- La automatización de conciliaciones puede evitar la necesidad de preparar y revisar una conciliación. Por ejemplo, un feed de extracto bancario permite que las conciliaciones bancarias se puedan cerrar automáticamente sin la necesidad de que nadie se involucre a menos que haya un error, o que el AP en el GL se pueda conciliar automáticamente con el libro mayor auxiliar de AP.
- El emparejamiento automatizado permite que los agentes de reconciliación se centren en el manejo de excepciones y, por lo tanto, asignen recursos a áreas que necesitan participación humana.
- Se pueden incorporar cronogramas y plazos para garantizar que las conciliaciones se realicen a tiempo.
- La clasificación de los elementos conciliables permite a la administración concentrar los recursos en las áreas donde hay mayor riesgo, a través de informes estándar de elementos pendientes no conciliados con un riesgo de pérdidas y ganancias.
- Los saldos de cuenta fuera de la norma esperada pueden resaltarse para atención prioritaria.
- Las conciliaciones de cuentas pueden convertirse en parte del proceso de cierre de fin de mes en lugar de una tarea posterior al evento.
- El software de conciliación de cuentas se puede integrar con otras soluciones de software, como el cierre de fin de mes y las pruebas de controles internos.
CÓMO PENSAPOS PUEDE AYUDARLE
Pensapos tiene una amplia experiencia en la implementación de sistemas de conciliación de cuentas manuales y automatizados que han demostrado mantener el riesgo a un nivel aceptable. Para más información sobre el apoyo práctico que Pensapos puede ofrecer a través de un 1 hora de consulta gratuita, Por favor póngase en contacto aquí.