Elección de un sistema de contabilidad

Decidir qué sistema de contabilidad usar puede ser un proceso abrumador y hay muchos factores a considerar al elegir uno. Si bien la mayoría de las empresas emergentes inicialmente utilizarán una empresa de contabilidad externa para cumplir con sus requisitos de presentación contable y legal, llegará el día en que quieran llevar esto internamente y tener la información más disponible. Cuando una empresa comienza a crecer, es posible que sea necesario reemplazar un sistema básico por algo más complejo que permita una mayor automatización e informes de gestión detallados. Debería Póngase en contacto con un consultor para que le ayude con esto si no tiene la experiencia interna.

Muchas empresas sufrirán las dificultades de no saber cómo se están desempeñando financieramente, y tendrán que esperar hasta que su contador les informe, a menudo con mucha demora. Las empresas se ejecutarán principalmente en hojas de cálculo y procesos basados en papel, lo que aumentará el riesgo de inexactitudes. Como resultado, pueden surgir problemas de cumplimiento y un sistema ineficaz de controles internos puede permitir que prospere el fraude.

Los beneficios de elegir un sistema de contabilidad adaptado a las necesidades de su negocio superan todos estos problemas. Tomar el control de sus procesos contables y financieros le permite tener la información financiera a su alcance. El sistema de contabilidad a menudo puede ser parte de un paquete general de sistemas (incluido un CRM y un sistema de facturación, por ejemplo) o integrarse fácilmente a sus propios sistemas personalizados. Los procesos se pueden automatizar en gran medida mejorando la precisión de los números y, como resultado, puede estar seguro de que las presentaciones legales cumplen con los requisitos. Los procesos basados en papel se pueden eliminar y el empresario puede incluso monitorear los indicadores de desempeño en tiempo real utilizando dispositivos móviles.

 

El proceso de 5 pasos para elegir e implementar un nuevo sistema de contabilidad.

Un proceso simple de 5 pasos lo ayudará a elegir un sistema de contabilidad que satisfaga sus necesidades. Se encuentra disponible una amplia gama de productos, desde sistemas básicos basados en la nube listos para usar para el negocio de una sola entidad hasta soluciones más complejas que tratan con entidades multidivisa y estándares de contabilidad.

Es una buena inversión de tiempo y dinero obtener el apoyo de un consultor independiente que lo guíe a través de este proceso. Identificar e implementar el sistema adecuado para usted es una decisión crítica en el desarrollo de su negocio, ya que una vez implementado, lo más probable es que lo mantenga a largo plazo.

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Paso 1 - Análisis de necesidades.

El primer paso es realizar un estudio de análisis de necesidades que cubra las siguientes áreas:

Análisis de necesidades básicas.

¿Qué necesito para realizar las actividades más básicas? Esto a menudo incluirá Facturación de clientes, procesamiento de facturas de proveedores, contabilidad e informes de IVA, procesamiento bancario y conciliación de cuentas.

Puntos de dolor existentes.

Otra actividad útil es pensar en las áreas que actualmente están causando dolor. Entender la posición de caja de la empresa puede ser una. El cumplimiento de los informes externos puede ser otro. Y otros pueden incluir no tener la información financiera correcta disponible en tiempo real o procesos ineficientes basados en papel.

Lista de deseos.

Finalmente, es útil considerar las características potenciales de un nuevo sistema que están por encima de sus necesidades, o que puede necesitar en el futuro a medida que su negocio evoluciona. Si planea ingresar a nuevos mercados, es posible que desee considerar un sistema que pueda tratar con más de una entidad legal y / o moneda, y consolidar números a nivel de grupo, por ejemplo.

Paso 2: alternativas de puntuación.

El siguiente paso es considerar las opciones disponibles en el mercado y calificarlas. Los factores a considerar incluyen los siguientes:

Características del producto.

La consideración más importante es determinar si cada sistema potencial satisface al menos sus necesidades básicas. ¿En qué medida las características del producto le ayudan a abordar algunos de sus puntos débiles? Y el sistema cumplirá no solo con sus requisitos existentes, sino también con sus requisitos futuros.

Instalación en la nube vs local.

La contabilidad en la nube representa una solución rentable para la mayoría de las empresas. El acceso es 24 horas al día, 7 días a la semana y proporciona información en tiempo real. La copia de seguridad de su sistema de contabilidad generalmente se incluye dentro del precio de la suscripción y la ampliación se facilita fácilmente modificándola.

La seguridad de los datos y el RGPD son las principales desventajas de la contabilidad en la nube. La personalización puede volverse más difícil ya que los sistemas normalmente están muy estandarizados y, por supuesto, se requiere una conexión a Internet segura, rápida y confiable para acceder a ellos.

Precio.

Toda organización quiere asegurarse de obtener una buena relación calidad-precio de sus inversiones en sistemas de información. Las soluciones estándar listas para usar ofrecen una buena relación calidad-precio y se adaptan a la mayoría de las necesidades de una PYME. Para empresas más grandes, se debe esperar una personalización más costosa.

Es importante considerar el costo total de propiedad (TCO). La mayoría de los sistemas vienen con una tarifa de implementación inicial Y con tarifas mensuales recurrentes. Los costos ocultos incluyen el personal interno que podría ser necesario para ejecutar los servicios de administración y los costos relacionados con futuras actualizaciones, como el costo de la actualización del software y cualquier trabajo de corrección del proceso interno requerido.

Facilidad de implementación.

Asegúrese de que el desarrollador del sistema de contabilidad tenga un historial probado. La competencia en el mercado es feroz, pero con diversos grados de éxito es fundamental elegir un proveedor que haya completado con éxito proyectos similares al suyo.

La implementación de un nuevo sistema puede resultar bastante compleja incluso para los sistemas contables más básicos. Por tanto, se recomienda Comuníquese con un consultor independiente para que lo ayude a navegar a través de esto.

La implementación de un nuevo sistema de contabilidad no es para los débiles de corazón. Una vez que haya elegido e implementado su sistema, es poco probable que tenga ganas de repetir el proceso en el corto plazo. Este tipo de decisión tendrá consecuencias a largo plazo y, como tal, es fundamental que prepare su sistema para el futuro.

Ahorro de tiempo.

Se considera injustamente que una inversión en un sistema contable se trata solo de cumplimiento. Sí, obtendrá la confianza de que sus informes externos son precisos y puntuales; sin embargo, la implementación de un nuevo sistema de contabilidad brinda una oportunidad ideal para rediseñar completamente sus procesos comerciales. Los procesos altamente automatizados y sin papel son los verdaderos beneficios.

Pensapos tiene una amplia experiencia en analizar, rediseñar e implementar procesos financieros.

 

Paso 3 - Elección del sistema.

El último paso antes de implementar un nuevo sistema es, por supuesto, decidir cuál elegir.

A veces habrá un candidato destacado y obvio. Sin embargo, con mayor frecuencia habrá una serie de opciones con sus propias ventajas y desventajas. Aquí es donde el sistema de puntuación en el Paso 2 y un consultor independiente puede ayudar.

 

Paso 4 - Implementación.

Así que ahora ha elegido su nuevo software de contabilidad. ¡Una gran noticia! Pero ahora comienza el trabajo duro. Es importante asegurarse de que todos los beneficios que ha identificado en el análisis de opciones y las etapas de decisión se materialicen en la fase de implementación. Esto se puede lograr mediante un plan de implementación bien estructurado y administrado.

Elija un director de proyecto.

Este podría ser un jefe interno si ya tiene la experiencia en TI y gestión de proyectos, junto con el ancho de banda disponible. A menudo, una empresa optará por comprometerse con un contratista externo con entregables, costos y plazos acordados.

Presupuesto y cronogramas.

La implementación de cualquier sistema requiere un compromiso serio de asignación de recursos. Establezca un cronograma y un presupuesto realistas con su gerente de proyecto.

Construcción y personalizaciones del sistema.

Incluso los sistemas contables más básicos requieren cierto grado de construcción y configuración. Y todo requerirá alguna personalización. Hacer esto correctamente asegurará que se obtengan todos los beneficios esperados.

Entrenamiento y pruebas.

El personal que operará su nuevo sistema debe tener la oportunidad de probarlo, retroalimentar cualquier error de diseño o funcionalidad y sugerir cambios adicionales. Se crea un entorno de prueba para permitir a los empleados jugar en el sistema.

Cierre la funcionalidad.

Una vez que se completan las pruebas, se recomienda encarecidamente firmar formalmente que todas las funciones se comportan como se esperaba y que se han obtenido todos los beneficios esperados. Esto es fundamental antes de comenzar a cargar datos de migración de datos en el sistema en vivo.

Migración de datos.

Se debe tomar una decisión sobre cuándo comenzará a funcionar el sistema. Deben evitarse fechas críticas como el fin de año para minimizar los riesgos.

Los datos de su sistema existente (o de una empresa de contadores externa) se deben migrar al nuevo sistema para que se pueda obtener información histórica a través de él.

 

Paso 5 - Vaya en vivo.

Pasar la línea de meta es un gran alivio para la mayoría de las personas y debe celebrarse como un gran logro.

Todo lo que queda es asegurarse de que su empresa tenga el nivel de soporte necesario para garantizar que las actividades comerciales se puedan registrar sin problemas.

 

Quieres saber más?

Pensapos tiene una amplia experiencia en los 5 pasos detallados anteriormente. ¿Necesita ayuda para documentar los requisitos de su negocio? ¿O apoyo en el proceso de evaluación y toma de decisiones? ¿Le falta el ancho de banda y / o la experiencia para implementar un nuevo sistema de contabilidad?

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