¿Qué es Record to Report (R2R)?
Record to Report es un proceso contable y financiero que comienza con la captura y procesamiento de transacciones y termina con el reporte de resultados financieros. La captura y el proceso es el registro etapa, terminando con el reporte etapa que incluye no solo la presentación de informes internos a la administración, sino también a las autoridades externas. Las empresas que sufren informes tardíos e inexactos normalmente encontrarán que el registro de sus transacciones es ineficiente y poco confiable.
Es de vital importancia que cualquier empresa que requiera disponer de información financiera rápida (incluso en tiempo real) y precisa comience analizando y poniendo en práctica mejoras de proceso en la etapa de captura de transacciones.
Las 4 etapas de Record to Report
REGISTRO - La captura diaria y procesamiento de transacciones comerciales operativas como ventas, compras, banca y nómina. Esto a menudo se conoce como contabilidad basada en efectivo ya que se centra principalmente en transacciones comerciales que involucran efectivo. La conciliación frecuente de los libros de contabilidad bancarios con los saldos de las cuentas bancarias es importante para garantizar que estén completos. Las actividades críticas adicionales que no son de efectivo incluirán el registro de ventas y compras realizadas a crédito donde el flujo de efectivo ocurrirá más adelante.
Un especialista en R2R se centrará principalmente en esta área, ya que la captura de transacciones financieras proporciona una base sólida de la que depende la presentación de informes. De la misma manera que esperaría que una casa desarrolle grietas sin cimientos sólidos, no puede esperar tener informes financieros precisos y puntuales sin tener la tranquilidad de que todas las actividades operativas se han registrado correctamente.
CIERRE FINANCIERO - A menudo, el área que causa problemas al equipo de finanzas es el ciclo mensual de convertir su contabilidad basada en efectivo en una forma consistente con los principios de contabilidad generalmente aceptados. No se basan en efectivo y, a menudo, requieren un cálculo manual. Por ejemplo, ajustes de ingresos diferidos cuando una venta facturada se relaciona con una obligación de desempeño después del cierre del período actual, acumulación de gastos por gastos incurridos pero que aún no se han facturado, provisiones para deudas de cobro dudoso y pagos anticipados de gastos.
Sin embargo, la tecnología puede ayudar en esta etapa y será la característica de un blog futuro.
CIERRE TÉCNICO - Un proceso que normalmente se limita a aquellas empresas con más de una entidad, esto incluye la consolidación para asegurar que las finanzas se reporten como si el grupo fuera una sola entidad. La eliminación de ingresos, gastos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar entre empresas requiere una sólida etapa de registro que cumpla con sus políticas de precios de transferencia. Las provisiones fiscales deberán registrarse. Se requerirá revalorización y actualización a las entidades que operen con más de una moneda.
Una vez más, la tecnología puede ayudar en este sentido y, a menudo, viene de serie incluso en los sistemas contables más básicos.
INFORMES - Ahora que hemos "cerrado los libros", podemos pasar a la presentación de informes. Cuanto antes pueda realizar el cierre técnico, antes podrá realizar los informes financieros, y es fundamental para realizar el cierre un registro preciso y completo de las transacciones.
La presentación de informes no se limita solo a la gestión. Las cuentas anuales pueden simplificarse mucho. La declaración de impuestos laborales y la presentación de declaraciones de IVA se simplifican. Con una sólida etapa de registro, puede estar seguro de que cumple con los requisitos de las autoridades externas.
Beneficios de Record to Report
COSTOS ADMINISTATIVOS - Dado que R2R se centra principalmente en la automatización de la captura de transacciones, una empresa no solo se sentirá cómoda con la precisión de sus datos financieros, sino que también minimizará los costos asociados con estos procesos. A medida que una empresa crece, estos procesos son escalables, lo que garantiza que no tendrá que contratar personal nuevo para hacer frente a volúmenes crecientes.
TOMA DE DECISIONES - Una gran ventaja es la capacidad de una empresa para tomar decisiones, tanto operativas como estratégicas, rápidamente. Imagínese tener información en tiempo real relacionada con el éxito o no de una campaña promocional en línea. O poder informar a los inversores sin retrasos.
CUMPLIMIENTO - El registro preciso de las transacciones financieras proporciona la seguridad de que la base de los informes externos está completa. El cumplimiento de las normas contables, el IVA y los informes de nómina (a menudo un gran dolor de cabeza para los empresarios que necesitan concentrarse en su negocio) se puede lograr sin dolor ni distracción. Suponiendo, por supuesto, que la etapa de registro y cierre se hayan diseñado adecuadamente.
PLANIFICACIÓN TRIBUTARIA - Su contador fiscal o proveedor externo podrá calcular con precisión las estimaciones fiscales con la seguridad de saber que todas las transacciones se han registrado correctamente. También tendrán una mejor información de informes en la que basar estrategias para reducir su obligación tributaria.
PREVISIÓN DE FLUJOS DE EFECTIVO - El efectivo es el rey, ¡realmente lo es! Con la seguridad de saber que se han capturado todas sus ventas, se han procesado las facturas de compra, etc., una empresa ahora podrá pronosticar con precisión los flujos de caja futuros.
Conclusiones
- La automatización de la captura de transacciones financieras es fundamental para lograr informes precisos y cumplimiento.
- Maximizar la eficiencia y minimizar el ciclo permite generar informes casi en tiempo real,
- Focus on R2R también brinda oportunidades para minimizar los costos administrativos de su equipo de contabilidad.
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